U bent nu hier: Home / Opinie / Blog article: SharePoint gebruikers gaan voor Content Types

| Mobiel | RSS

SharePoint gebruikers gaan voor Content Types

23 september, 2009 | 1 reactie | Gepost in Opinie

Kent u dat: voordat je een document op SharePoint zet wordt je verzocht om 20 velden in te vullen?

Slim toegepaste Content Types in SharePoint kunnen de gebruiksvriendelijkheid van de SharePoint omgeving verbeteren. Met het oog op het verbeteren van het gebruikersgemak zet ik een aantal mogelijkheden en tips op een rij;

Eenvoudig invoeren van informatie

Per Content Type is het mogelijk om aan te geven welke labels daar bij horen en welke voor dat Content Type verplichte invulvelden zijn. Op die manier ziet de gebruiker bijvoorbeeld bij een Content Type “Offerte” alleen die invoervelden die daarop van toepassing zijn: klantnaam, offertenummer en contactpersoon.

Gevolg: minder foutgevoelig en geen overbodige invulvelden met als gevolg dat ze niet ingevuld worden

Informatie aanbod laten aansluiten op de gebruikersbehoefte

In SharePoint is het mogelijk om informatie van één locatie, op verschillende manieren en op verschillende plekken op de site weer te geven. Dit kan specifiek voor een informatie soort op basis van Content Types.

Mensen zoeken doorgaans naar informatie, gerelateerd aan een activiteit. Als ik aan het koken ben, dan zoek ik het recept van een appeltaart. Als ik boodschappen aan het doen ben, dan zoek ik de ingrediënten van een appeltaart. Met Content Types wordt het mogelijk om het aanbod van informatie en de manier waarop het wordt getoond aan te laten sluiten op de gebruikersbehoefte.

Stem de hoeveelheid Content Types af op de gebruikers

Er is voor Content Types geen maximaal aantal dat aangemaakt kan worden in het systeem. Wel is het zo dat de gebruiker bij het invoeren van nieuwe informatie, iedere keer de beste moet kiezen uit de lijst van beschikbare Content Types.

Het juiste aantal Content Types op één locatie wordt beïnvloed door de mate waarin de gebruiker het informatiesysteem gebruikt. Maak onderscheid tussen gebruikers waarbij het informatiesysteem het primaire werkproces ondersteunt en gebruikers waarbij dit niet zo is.

Benaming van Content Types

De naam van een Content Type (en bijbehorende labels) moet aansluiten bij de beleving van de gebruiker. Dit helpt de gebruiker in het kiezen van het juiste Content Type bij de in te voeren informatie. En zorgt voor een betere vindbaarheid van informatie.

Andere invloeden

De gebruiker is een belangrijke factor in het bepalen van de diversiteit en hoeveelheid Content Types. Maar niet alleen de gebruiker bepaald de Content Types. Kijk ook naar:

  • diversiteit in informatie aanbod (content)
  • diversiteit in metadata
  • hoe moet informatie worden verwerkt in het systeem
  • is de situatie beheersbaar
  • wat is er nodig om de informatie vindbaar te maken

Mogelijkheden genoeg; Welke sluit aan bij de behoeftes van de gebruikers in uw situatie?

Reageer 12151 x gelezen, 2 x vandaag |
Feed van reacties op dit bericht

Een Reactie op “SharePoint gebruikers gaan voor Content Types”

  1. Senne schreef:

    Zeer goed om te weten dit… Ga ik zeker even mee knutselen op mijn werk 🙂

Reageer