Het huwelijk tussen metadata en Sharepoint is geen gelukkig huwelijk. Dit soort opmerkingen horen wij vaak bij klanten en leveranciers. Vaak zijn add-ons nodig om het geheel goed in te richten. Maar is dat wel zo? Er zijn wel degelijk mogelijkheden om binnen een standaard Sharepoint inrichting (MOSS2007) met metadata te werken. Deze blog post geeft een aantal handvatten daartoe.

Data over data
Metadata, oftewel data over data, is zeer belangrijk om je informatie terug te vinden. Metadata geeft gebruikers een idee van de inhoud van een document, bericht of webtekst zonder dat ze dit hoeven te openen of te lezen. Wanneer je op metadata kunt zoeken, vergroot je de terugvindbaarheid van informatie. Ook binnen SharePoint is metadata belangrijk. Het biedt de gebruiker de mogelijkheid om informatie vanuit verschillende invalshoeken te vinden. Daarnaast kun je binnen SharePoint metadata heel handig gebruiken bij het indexeren en optimaliseren van de search.

Inrichting binnen SharePoint
Metadata wordt binnen SharePoint opgeslagen in columns. Je begint met het bepalen van de soorten metadata die je wilt gebruiken (denk aan producten, regio’s, namen van afdelingen, etc.) en hiervoor columns aan te maken. Hierbij de volgende tips:

• Plan columns waar mogelijk op site collection niveau, niet per site of per library. Zo houd je je metadata consistent en kun je deze op verschillende plekken hergebruiken. Specifiekere benodigde columns (die al dan niet afgeleid worden van een parent column op site collection niveau) kun je per site of library maken.
• Maak niet meer columns dan nodig, columns die niet gevuld worden hebben geen toegevoegde waarde. Het aantal te maken columns is afhankelijk van hoe dynamisch de informatie is (wordt er vaak nieuw toegevoegd) en wie de metadata toe moeten gaan kennen.
• Bekijk en overweeg welke metadata je automatisch toe kunt/wilt laten voegen en haal bijvoorbeeld de titel of auteur uit de properties van een Word-document.

Controlled vocabularies
Als je de soorten metadata bepaald hebt, moet je bepalen of je de waarden van de columns wilt sturen of dat je die vrij wilt laten. Welke optie het beste is, is afhankelijk van de capaciteit en domeinkennis van degenen die de metadata toe moeten gaan kennen. Wil je je metadata strakker in de hand houden, kies dan voor een SharePoint variant van controlled vocabularies (gecontroleerde trefwoordenlijsten). Hierbij heb je twee opties. Wanneer je een korte lijst hebt, die niet tot nauwelijks zal wijzigen, maak je columns van het type Choice (menu to choose from). Is je controlled vocabulary erg lang en/of erg dynamisch, kies dan voor een lookup list, die je  voor ieder type metadata op de volgende manier maakt:

• Maak een list met de waarden die je wilt gebruiken in je column.
• Gebruik vervolgens deze lookup list in de betreffende column van je list of library.
• Bepaal wie beheerder wordt van de controlled vocabularies en geef deze schrijfrechten op de betreffende columns. Je kunt er ook voor kiezen alle gebruikers de vrijheid geven om zelf waarden toe te voegen. Dit is een hybride oplossing voor de formele controlled vocabularies en het vrije taggen.

Metadata dient een doel
Een goede inrichting van metadata binnen Sharepoint is een must. Op welke wijze je dit ook inricht, bedenk wel voordat je grote hoeveelheden content toe gaat voegen goed welke metadata je gebruikers nodig hebben en je aan wilt aanbieden om je content zo optimaal mogelijk toegankelijk te maken. Uiteindelijk dient metadata een duidelijk doel: het vereenvoudigen en verbeteren van het vinden van content.

Dit is het eerste artikel in een serie over informatie architectuur binnen SharePoint. In deze serie gaan we in op specifieke IA aandachtspunten binnen SharePoint, zoals content types, metadata, search, navigatiestructuren, taxonomieën.