U bent nu hier: Home / Opinie / Blog article: Het gebruik van metadata binnen SharePoint

| Mobiel | RSS

Het gebruik van metadata binnen SharePoint

21 april, 2009 | 9 reacties | Gepost in Opinie

Het huwelijk tussen metadata en Sharepoint is geen gelukkig huwelijk. Dit soort opmerkingen horen wij vaak bij klanten en leveranciers. Vaak zijn add-ons nodig om het geheel goed in te richten. Maar is dat wel zo? Er zijn wel degelijk mogelijkheden om binnen een standaard Sharepoint inrichting (MOSS2007) met metadata te werken. Deze blog post geeft een aantal handvatten daartoe.

Data over data
Metadata, oftewel data over data, is zeer belangrijk om je informatie terug te vinden. Metadata geeft gebruikers een idee van de inhoud van een document, bericht of webtekst zonder dat ze dit hoeven te openen of te lezen. Wanneer je op metadata kunt zoeken, vergroot je de terugvindbaarheid van informatie. Ook binnen SharePoint is metadata belangrijk. Het biedt de gebruiker de mogelijkheid om informatie vanuit verschillende invalshoeken te vinden. Daarnaast kun je binnen SharePoint metadata heel handig gebruiken bij het indexeren en optimaliseren van de search.

Inrichting binnen SharePoint
Metadata wordt binnen SharePoint opgeslagen in columns. Je begint met het bepalen van de soorten metadata die je wilt gebruiken (denk aan producten, regio’s, namen van afdelingen, etc.) en hiervoor columns aan te maken. Hierbij de volgende tips:

  • Plan columns waar mogelijk op site collection niveau, niet per site of per library. Zo houd je je metadata consistent en kun je deze op verschillende plekken hergebruiken. Specifiekere benodigde columns (die al dan niet afgeleid worden van een parent column op site collection niveau) kun je per site of library maken.
  • Maak niet meer columns dan nodig, columns die niet gevuld worden hebben geen toegevoegde waarde. Het aantal te maken columns is afhankelijk van hoe dynamisch de informatie is (wordt er vaak nieuw toegevoegd) en wie de metadata toe moeten gaan kennen.
  • Bekijk en overweeg welke metadata je automatisch toe kunt/wilt laten voegen en haal bijvoorbeeld de titel of auteur uit de properties van een Word-document.

Controlled vocabularies
Als je de soorten metadata bepaald hebt, moet je bepalen of je de waarden van de columns wilt sturen of dat je die vrij wilt laten. Welke optie het beste is, is afhankelijk van de capaciteit en domeinkennis van degenen die de metadata toe moeten gaan kennen. Wil je je metadata strakker in de hand houden, kies dan voor een SharePoint variant van controlled vocabularies (gecontroleerde trefwoordenlijsten). Hierbij heb je twee opties. Wanneer je een korte lijst hebt, die niet tot nauwelijks zal wijzigen, maak je columns van het type Choice (menu to choose from). Is je controlled vocabulary erg lang en/of erg dynamisch, kies dan voor een lookup list, die je  voor ieder type metadata op de volgende manier maakt:

  • Maak een list met de waarden die je wilt gebruiken in je column.
  • Gebruik vervolgens deze lookup list in de betreffende column van je list of library.
  • Bepaal wie beheerder wordt van de controlled vocabularies en geef deze schrijfrechten op de betreffende columns. Je kunt er ook voor kiezen alle gebruikers de vrijheid geven om zelf waarden toe te voegen. Dit is een hybride oplossing voor de formele controlled vocabularies en het vrije taggen.

Metadata dient een doel
Een goede inrichting van metadata binnen Sharepoint is een must. Op welke wijze je dit ook inricht, bedenk wel voordat je grote hoeveelheden content toe gaat voegen goed welke metadata je gebruikers nodig hebben en je aan wilt aanbieden om je content zo optimaal mogelijk toegankelijk te maken. Uiteindelijk dient metadata een duidelijk doel: het vereenvoudigen en verbeteren van het vinden van content.

Dit is het eerste artikel in een serie over informatie architectuur binnen SharePoint. In deze serie gaan we in op specifieke IA aandachtspunten binnen SharePoint, zoals content types, metadata, search, navigatiestructuren, taxonomieën.

Reageer 29911 x gelezen, 24 x vandaag |
Feed van reacties op dit bericht

9 Reacties op “Het gebruik van metadata binnen SharePoint”

  1. Hans van der Wilt schreef:

    Leuk, zo’n artikelenreeks over “content types, metadata, search, navigatiestructuren, taxonomieën. Wel jammer dat er zo weinig reactie komt en dat er, als ik het goed zie, daarna nog maar één artikel is verschenen (over taxonomieën).
    Ikzelf werk veel met metadata binen Sharepoint sites en raad onze medewerkers dat ook aan. Het is bij ons vooral een handige manier om bibliotheken e.d. overzichtelijk in te delen, veel handiger bijvoorbeeld dan mapjes te maken.
    Waar ik wel benieuwd naar ben is hoe je metadata kunt gebruiken “bij het indexeren en optimaliseren van de search”.
    Verder vraag ik me af hoe je ze kunt gebruiken om a.h.w. een andere dwarsdoorsnede van je informatie te maken. Ik bedoel het volgende: je hebt een site met verschillende bibliotheken en lijsten, en daarbinnen gebruik je een centraal lijstje (bijv. Categorie) om een opzoekkolom te definiëren (met bijv. o.a. de waarde Onderzoek). Nu zou het zo handig zijn wanneer je sitebreed een overzicht zou kunnen laten zien van alle items waaraan Categorie=Onderzoek is toegekend.
    Nog handiger zou het trouwens zijn wanneer dat voor een hele siteverzameling (dus met subsites) mogelijk zou zijn (maar dan zou eenzelfde opzoeklijst voor een hele siteverzameling moeten gelden, en dat is niet zo, toch?).
    Is zoiets (eenvoudig) te realiseren?

  2. Joyce Brouwers schreef:

    Beste Hans, goed om te horen dat je jullie medewerkers stimuleert om binnen SharePoint gebruik te maken van metadata. Het gebeurt naar mijn mening nog veel te vaak dat organisaties de structuur van de netwerkschijf kopiëren naar een folderstructuur in SharePoint.

    Wat betreft je vraag over hoe je metadata kunt gebruiken bij search: daarvoor zijn verschillende mogelijkheden. Een van de meest eenvoudige om search te optimaliseren is het indexeren van columns. Wanneer je aangeeft dat een column geïndexeerd moet worden, worden de waarden van deze columns ook doorzoekbaar. Er zijn echter nog meer mogelijkheden om met metadata de search binnen SharePoint te verbeteren, door bijvoorbeeld het definiëren van zoekbereiken. Ik zal daar in een binnenkort te publiceren artikel verder op ingaan.

    Het maken van dwarsdoorsneden zoals je omschrijft is niet standaard mogelijk in MOSS2007. Je zou willen dat je in een lookup column twee of meer columns uit andere lists of libraries kunt combineren en op basis hiervan een filter of view kunt maken. Maar dat is niet eenvoudig te realiseren. Wil je hiermee aan de slag, dan zul je hiervoor een maatwerk oplossing moeten laten bouwen of een geschikte add-on implementeren.

  3. Kees Proos schreef:

    Weet iemand of het mogelijk is om het versienummer uit sharepoint weer te geven in bijvoorbeeld een Word-document.
    Het lukt bijvoorbeeld wel met de titel en zelf aangemaakte kolommen.

  4. Kneshend53q schreef:

    http://wypozyczautowkatowicach.pl/plyn-hamulcowy-kiedy-wymienic.php
    Shopping for a new or used car can be a tough procedure should you not know what you are actually carrying out. By educating yourself about automobile shopping prior to deciding to go to the car dealership, you could make issues less difficult for your self. The following advice will help the next shopping vacation be pleasurable.

    Constantly deliver a mechanic along when buying a whole new vehicle. Car retailers are well known for selling lemons and you may not wish to be their following patient. When you can not obtain a auto technician to look at cars together with you, at the very least ensure that you have him take a look at last option before you purchase it.

    Know your boundaries. Before you start shopping for your upcoming car or van, choose what you can afford to pay, and adhere to it. Don’t overlook to incorporate curiosity about your calculations. You can expect to spend around twenty percent as a down payment too, so prepare yourself.

    Well before seeing a dealer, know what sort of car you would like. Analysis all you options before shopping so that you can determine what works the best for your finances and family members needs. Do your homework to learn just how much you need to pay for any possible automobile.

    Prior to signing any contract spend some time to read through each series, including the small print. When there is nearly anything detailed that you simply do not fully grasp, will not sign up until you have an response which you recognize. Unsavory salesmen can use a legal contract to place many costs that had been not discussed.

    If you keep your previous advice at heart the next time that you simply go looking for a vehicle, you will certainly be prone to obtain a good bargain. Investing in a car lacks to become headaches. Just use the guidelines with this article and you may receive the car you need in a great selling price.

  5. RE:Het gebruik van metadata binnen SharePoint Валок GregoireBesson Кубинка

  6. RichardLix schreef:

    Nicely put. Thank you.
    canadianpharmaciesbnt.com
    pharmacy tech

Trackbacks/Pingbacks

  1. […] set van labels, waarin bijbehorende informatie over een document of item wordt vastgelegd (ook wel: metadata). Hierdoor ziet een gebruiker bij invoeren en opzoeken alleen die labels die voor het betreffende […]

  2. […] SharePoint is het door middel van look-up lists mogelijk om je eigen controlled vocabularies te maken. Op deze manier kun je het toekennen van metadata aan je content standaardiseren. Nadeel […]

Reageer