Binnen SharePoint is het door middel van look-up lists mogelijk om je eigen controlled vocabularies te maken. Op deze manier kun je het toekennen van metadata aan je content standaardiseren. Nadeel hiervan is het gebrek aan hiërarchie in een lijst: alle termen uit de lijst worden alfabetisch weergegeven. Vooral wanneer deze lijsten lang(er) worden, verdwijnt het overzicht voor een gebruiker.

Er zijn een aantal add-ons op de markt om het toekennen van trefwoorden (taggen) binnen SharePoint op een hiërarchische wijze mogelijk te maken. Wordmap, SharepartXXL en KWizCom zijn de meest bekende en gebruikte. Recentelijk testte ik voor een klant de KWizCom SharePoint tagging feature, die zowel binnen MOSS 2007 als WSS 3.0 ingezet kan worden. Een aantal van mijn bevindingen:

Toevoegen van termen en leggen van relaties in tag lists

• Het principe is simpel: je maakt één of meerdere tag lists aan, waaraan je termen toevoegt. Bij iedere term geef je aan wat de parent-term is.
• De parent-term moet eerst aangemaakt worden, voordat een child-term eraan gekoppeld kan worden. Dit dwingt je (wellicht ongewild) tot een top-down benadering.
• Er kunnen alleen hiërarchische relaties tussen termen gelegd worden; het koppelen van equivalente termen (synoniemen) is niet mogelijk.
• Iedere term die je aanmaakt, kan als parent-term gekozen worden; het is niet mogelijk om aan te geven dat een term geen parent-term mag zijn. In de praktijk zou je dus een provincie onder een plaatsnaam kunnen hangen.

Toekennen van tags vanuit tag lists

• De tag lists maak je bruikbaar door het toevoegen van zogenaamde tag columns aan je list of library.
• Bij het taggen kun je ervoor kiezen de termen in een hiërarchische lijst of alfabetisch weer laten te geven.
• De hiërarchische lijst wordt in een document library alleen weergegeven als je een document uploadt. Dus niet bij het aanmaken van een document, direct vanuit de library.

Zoeken door middel van tags

• De tag lists kunnen op vier verschillende manieren gepresenteerd worden: als tag cloud, alfabetische lijst, boomstructuur of uitklapmenu.
• Integratie met de SharePoint search engine is mogelijk, maar voor daadwerkelijk facetgebaseerd zoeken zijn weer andere add-ons nodig.

De KWizCom SharePoint tagging feature is eenvoudig te installeren en configureren. Het is met name geschikt voor het taggen van content en dat doet het dan ook prima. Zoek je meer geavanceerde taxonomie management mogelijkheden, dan zal KWizCom al snel te kort schieten.