U bent nu hier: Home / Actueel / Blog article: Externe inhuur: verkwisting of kansen voor professionalisering?

| Mobiel | RSS

Externe inhuur: verkwisting of kansen voor professionalisering?

5 januari, 2010 | geen reacties | Gepost in Actueel

Er leefde grote verontwaardigheid bij onder andere de gemeenteraad, toen bekend werd dat een gemeente voor een totaal van 1.4 miljoen euro een externe consultant heeft ingehuurd. Het ging om een adviseur luchtkwaliteit voor een periode van vier jaar. De vergoeding lag maar liefst driemaal hoger dan het salaris van de burgemeester. Opvallend, vooral omdat de gemeente juist heeft aangegeven minder te willen uitgeven aan externe inhuur van adviseurs. Het ingehuurde bureau bleek geen openbaarheid aan derde partijen te willen bieden in bestede uren, vanwege concurrentiebeding.

Zo’n driekwart van de ambtenaren vindt dat tijdelijk ingehuurde krachten een toegevoegde waarde hebben. Inhuren van externe kennis biedt tenslotte kansen voor de organisatie om te professionaliseren. Toch vindt 81% dat de overheid te veel geld uitgeeft aan externe inhuur. Dit blijkt uit een onderzoek dat een paar maanden terug door InOverheid gepubliceerd is.

Het lang inhuren van externe specialistische kennis kan erg in de kosten lopen. Maar: organisaties kunnen maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat de meeste benodigde kennis in de toekomst wel voorhanden is. Hierdoor kunnen extreme kosten voor langdurige externe inhuur van adviseurs verminderd of vermeden worden. Anderzijds biedt het inhuren van specialisten ook kansen voor professionalisering. Soms wordt er dus bewust gekozen om kennis van een externe adviseur binnen de organisatie te trekken. Maar hoe zorg je ervoor dat deze kennis geintegreerd wordt?

1. Voorkomen is beter dan genezen

Ga na wat de echte redenen zijn van de inhuur. Heeft het te maken met capaciteit of kwaliteit? Is externe inhuur echt nodig? Naar onze mening is er een aantal tips om onnodige inhuur in de toekomst te voorkomen.

1.1   Weet welke kennis de organisatie nodig heeft

Het is belangrijk om inzicht te hebben in welke kennis(gebieden) de organisatie moet investeren om nu èn in de toekomst haar organisatiedoelstellingen te blijven behalen. Daarna kan bepaald worden in hoeverre deze kennis al aanwezig is onder de medewerkers. En vergeet niet te kijken naar de spreiding van deze kennis in de organisatie: is deze kennis bij 1 persoon of bij meerdere personen aanwezig?

1.2 Strategische personeelsplanning en leerprogramma’s

Van daaruit wordt bepaald of en welke kennis nog aangetrokken moet worden van buitenaf via strategische personeelsplanning. Bovendien kan er besloten worden om sommige functies deels te laten overlappen, zodat uitval opgevangen kan worden binnen de organisatie. Er kunnen ook leerprogramma’s en interne kennisdeelsessies opgezet worden, zodat de benodigde kennis voldoende en op tijd voorhanden is. Zo wordt een robuuste kennisorganisatie gecreëerd. 

1.3 Zoek partijen voor samenwerking

Weet je welke specialistische kennis in de toekomst nodig zal zijn, maar voorzie je problemen met het aantrekken van deze mensen, bijvoorbeeld vanwege een schaarste op de arbeidsmarkt? Of is deze specialistische kennis niet te leren in leerprogramma’s en kennisdeelsessies? Dan is het van belang te investeren in samenwerkingsverbanden met marktpartijen. Er zijn vast partijen die belangstelling hebben in de ontwikkeling van dezelfde kennis, omdat ze kansen zien in de markt. Maar er zullen ook andere organisaties geïnteresseerd zijn om van deze kennis gebruik te maken. Hierdoor kunnen de lasten gedeeld worden. Vraag en aanbod in de markt worden zo beter op elkaar afgestemd.

2. Haal maximaal rendement uit inhuur

Soms is het inhuren van specialistische kennis de beste oplossing, bijvoorbeeld als kennis onverwacht nodig is en echt niet in huis is. Ook kan kennis slechts tijdelijk nodig zijn, zoals in het geval van de Politie die een landelijke IT-architectuur op wilde zetten, wat niet door interne krachten gedaan kon worden.

Het doel van externe inhuur is natuurlijk het behalen van resultaten. Een voorwaarde is dan wel dat de inhuur op een efficiënte manier geregeld wordt. Organisaties kunnen een aantal dingen doen om kwaliteit binnen te halen, maximaal rendement uit de inhuur te halen en de kosten te beperken.

2.1 Zorg voor goed opdrachtgeverschap

Zorg ervoor dat de opdracht wordt aanbesteed met goed opdrachtgeverschap. Het doel hiervan is vraag en aanbod beter af te laten stemmen door de markt zijn werk te laten doen (concurrentiewerking). Op deze wijze wordt ofwel de laagste prijs gerealiseerd, ofwel de prijskwaliteit verhouding zo goed mogelijk op elkaar afgestemd. Bovendien kunnen andere partijen hierdoor de noodzaak gaan zien deze kennis ook te gaan ontwikkelen. Zo wordt de markt in de toekomst groter. Maar: zorg er wel voor dat je kwaliteit in huis haalt. Bedenk tevoren aan welke eisen een externe moet voldoen. Wees je ervan bewust waarom je een externe in huis haalt: gaat het om capaciteit of kwaliteit? 

2.2 Leer ons vissen

Spreek vooraf duidelijk af wat de doorlooptijd zal zijn van de inhuur en wat er aan het eind van de inhuur opgeleverd en overgedragen moet zijn. Zorg ervoor dat de kennis niet verdwijnt zodra een externe de organisatie heeft verlaten. Maak kennisoverdracht deel van de opdracht. Stel een kennisoverdrachtproces op tussen de externe adviseur en een aantal werknemers en zorg ervoor dat dit proces wordt aangestuurd. Vaak is de meest effectieve aanpak om werknemers nauw samen te laten werken met de externe adviseur, maar kijk naar het soort kennis en het type mensen en bepaal dan de meest geschikte overdrachtswijze.

2.3 Openheid van zaken

Op zich een open deur, maar in de praktijk niet altijd een aandachtspunt, zoals blijkt uit de externe inhuur door Gemeente Best. Zorg ervoor dat de externe specialist regelmatig verantwoording af moet leggen over welke uren hij aan welke taken besteedt. Het budget kan dan goed in de gaten worden gehouden en men komt niet voor negatieve verrassingen te staan.

Conclusie

Organisaties willen niet afhankelijk worden van externe inhuurkrachten, die vanwege een monopoliepositie hoge salarissen kunnen vragen. Hiervoor moeten een aantal maatregelen georganiseerd worden. Zorg dat er zicht is op welke kennis nodig is nu en in de toekomst. Trek de juiste mensen aan die deze kennis gaan beheren en zet programma’s op om deze kennis verder te ontwikkelen.

Sommige specialistische kennis is echter niet gemakkelijk te ontwikkelen en beheren of is op korte termijn nodig. Dan is het inhuren van een externe wel de juiste oplossing. Zet dan de vraag door middel van goed opdrachtgeverschap in de markt zodat kwaliteit wordt binnengehaald en er een marktwerking wordt gecreerd. Ga vervolgens bewust om met de extern verkregen kennis door een goed overdrachtsproces op te stellen en duidelijke afspraken te maken. Hierdoor wordt optimaal gebruik gemaakt van de verkregen kennis.

 Meer weten? Neem dan contact met ons op.

Eline Bomhof en Suzan de Kleer

Reageer 4345 x gelezen, 1 x vandaag |

Reageer